Você já ouviu falar em técnicas de calendário? A expressão é bastante fácil de ser traduzida. Porém, nem todo mundo sabe como usá-la de forma assertiva. Aliás, são várias técnicas e não apenas uma. Para você entender melhor isso, vamos explicar as 5 mais usadas hoje em dia.
Se você começou a trabalhar de casa recentemente e está com dificuldades para ser produtivo, saiba que essas dicas são bastante valiosas porque permite que você se organize melhor e sem gastar nada por isso. Afinal, dá para usar aplicativos gratuitos de agenda.
Outra coisa é saber que você pode usar a tecnologia a seu favor para se comunicar com pessoas ou simplesmente para não se esquecer de um evento importante que pode significar um novo contrato, uma nova tarefa, um novo orçamento, etc.
1 – O código de cores
Há vários estudos que provam que as cores influenciam demais na organização de materiais e até mesmo de prioridades de trabalhos ou estudos. Assim sendo, basta você fazer uma autoanalise para ter essa ideia, de como isso funciona para você.
Geralmente, as pessoas dão mais atenção para a cor vermelha. Ou seja, ela é muito atrativa e pode ser usada para listar as tarefas que precisam ser resolvidas brevemente. Já a cor azul acaba servindo como lembrete, mas nem sempre urgentes. E assim por diante.
Aqui ainda dá para pensar no que a gente fazia na escola, ao usarmos as canetas marca texto para grifar as partes mais importantes do texto. No caso, você verá as cores na sua agenda do celular ou no seu aplicativo de celular. O conceito é o mesmo: grifar partes importantes.
2 – A combinação das visualizações
Quase todos os tipos de agendas permitem que você faça visualizações diferentes, sendo para dias, semanas ou meses. O Google Agenda faz isso também. Então, essa próxima das técnicas de calendário está em você saber quando visualizar cada um dos formatos.
Obviamente, ao começar a programar a semana, o ideal é você veja a agenda da semana. Mas, quando começar a segunda-feira, abra logo a sua agenda do dia para ver quais os compromissos que você tem para resolver naquela data.
Na virada do mês, a ideia é ver a agenda mensal dos próximos dias. Então, basicamente, temos a agenda mensal como forma mais ampla de criar uma expectativa para os próximos dias. Mas, é na agenda diária que estaremos mais focados em cada afazer que temos que concluir.
3 – A ordem das prioridades
Já falamos um pouco das prioridades, mas não tudo que é importante. Saiba que na agenda diária você deve colocar na parte de cima lista o que é mais prioritário. Isso porque a gente tende a ver primeiro essa parte e só depois o que está no final da agenda.
Por isso, não corra o risco de deixar algo mais importante para o fim do dia porque pode não dar tempo de concluir tal tarefa. Há ainda quem diga que é interessante listar as tarefas por números, o que quer dizer que os números iniciais são mais importantes, como 1, 2 e 3.
4 – Os lembretes por horários
Uma próxima das dicas para ser mais produtivo trabalhando de casa tem a ver com usar os lembretes que “apitam” em horários específicos. Claro que isso é bastante útil para os dias e horários de reuniões, mas também servem para outros fins.
Por exemplo, você sabia que dá para montar um cronograma baseado no horário para conseguir cumprir todas as suas tarefas diárias? Isso ajuda muito na organização e você nem tem que ser tão meticuloso assim.
Por exemplo, marque as primeiras horas do dia para ler e-mails e responde-los, além de avaliar todos os comentários e curtidas da sua página. Depois, vem a hora do almoço, que é outro lembrete. No período da tarde, dá para dividir entre reuniões e conversas com clientes.
Ah, outra indicação de texto para você que está buscando formas de aumentar a produtividade trabalhando de casa e que tem tudo a ver com reuniões virtuais é sobre como evitar atitudes que atrasam o seu desempenho. A gente viu na internet um texto que fala sobre isso.
5 – O compartilhamento da agenda
A última das técnicas de calendário que temos aqui é sobre compartilhar a agenda com os interessados. Isso pode ter a ver com os colaboradores, fornecedores, clientes, parceiros, etc. Afinal, quase todo aplicativo de agenda permite isso hoje em dia.
E tem mais: esses agendamentos permitem o envio de lembretes até mesmo por e-mail e em horários indicados. Assim, você e os participantes do evento podem usar a tecnologia para não se esquecerem da tarefa.
Bônus – o uso das agendas digitais
Como você deve ter notado, a gente trouxe aqui várias dicas para quem usa as agendas digitais. Por outro lado, saiba que você também poderá usar as físicas, que ainda são bem comuns. Mas, você perderá algumas vantagens, como é o caso do compartilhamento.
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Curiosamente, se você ainda não tem o hábito de usar agendas digitais, um bom começo pode ser a partir do Google Agenda, que integra o seu e-mail e os seus contatos. Além do mais, é bem simples de usar essas técnicas de calendário que citamos aqui, né?
Assim, você vai ver como essa organização por eventos e tarefas pode facilitar e muito no aumento da produtividade, que tem sido uma questão muito contestada por quem está começando a trabalhar de casa nesses últimos dias.
