A pergunta sobre como fazer a folha de pagamento da empresa é muito feita no Google. Afinal, há um passo a passo que muito contador sabe e muito gestor também conhece. No entanto, nem sempre a gente se lembra de todos os detalhes.
Assim, a ideia desse conteúdo é trazer aqui os pontos mais importantes a serem considerados na hora de fazer esse documento, que é de direito de todo trabalho com carteira assinada. Além do mais, é preciso saber fazer o cálculo entre salário e os descontos.
De todo modo, esse artigo é uma forma de todo empreendedor estudar a folha de pagamento. Lembrando que ele também poderá contar com a prestação de serviços de profissionais que possam ajudar nisso, como os contadores independentes, por exemplo.
Como fazer a folha de pagamento
A gente vai começar a falar de todos os 5 passos que são importantes nessa produção de uma folha de pagamento de um funcionário. Porém, antes disso, a gente tem uma dica bacana para quem quer entender mais do assunto.
Ontem, nós fizemos um conteúdo que fala sobre “para que serve a folha de pagamento” aqui no Brasil. A matéria é interessante para entender mais da lei e da obrigação desse documento. Agora, se você já leu, então vá para o primeiro passo sobre a produção da folha de pagamento.
1 – Os colaboradores
O primeiro ponto, ou melhor o primeiro passo, é considerar os funcionários da empresa. Aqui também entram os colaboradores, prestadores de serviços e todo mundo que, de algum modo, presta serviço para a empresa.
Inclusive, esse tópico é para dizer isso mesmo: pense em uma classificação para esses funcionários. Inclusive, essa categorização é importante para definir as informações sobre as convenções de cada grupo, considerando as normas e os cálculos que seguirão.
2 – As horas de trabalho
O comum é que a folha de pagamento faça uma conta sobre as horas de trabalho. Assim, é uma conta diferente de um contrato entre empresas, por exemplo. Por isso, é bastante interessante ficar atento ao tipo de contrato, como falamos acima.
A jornada de trabalho de cada trabalhador deve considerar as horas semanais, por exemplo. Assim, em caso de horas a mais, de trabalho, o funcionário terá direito ao recebimento de bônus, como as horas extras ou um banco de horas.
O contrário também vale: horas a menos pode ser resultante de faltas, atrasos, afastamentos, etc. O importante é notar que a partir dessas horas de trabalho é que se faz as contas sobre o acréscimo de salários, descontos e até os reajustes salariais, que devem ser registrados.
3 – Os encargos
O passo número 3 depara quem quer aprender como fazer a folha de pagamento da empresa tem a ver com os encargos e os impostos. Sendo assim, considere que essa é uma parte que deve considerar aquele desconto que vai para o INSS ou para o IRPF, por exemplo.
O INSS é o Instituto Nacional do Seguro Social. É a nossa previdência social. Logo, responsável pelas aposentadorias. Já o IR é o imposto de renda, que é de organização da Receita Federal do país. Ambos descontos devem estar registrados na folha.
Geralmente, essas deduções seguem tabelas e manuais. Por exemplo, a Tabela da Previdência Social ou o manual do Imposto de Renda retido na fonte.
4 – O FGTS
O FGTS é o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. Ele também é uma espécie de desconto que vem na folha de pagamento. Mas, é diferente. Isso porque é uma espécie de poupança forçada que o trabalhador brasileiro com carteira assinada tem direito.
Logo, o desconto não é direto no salário do trabalhador e sim é feita pela empresa. Ou seja, a empresa é responsável por esse pagamento. Mesmo assim, ele deve estar incluído na folha de pagamento. Curiosamente, o pagamento tem que ser feito até o dia 7 de cada mês.
Mais uma curiosidade é que essa função tem o intuito de resguardar o trabalhador em decorrência de alguma demissão sem justa causa, afastamentos por doenças ou para comprar a casa própria. A Caixa é que organiza essa poupança de cada trabalhador brasileiro.
5 – Os outros descontos
O último passo de como fazer a folha de pagamento da empresa tem a ver com outros descontos legais que são possíveis. Por exemplo, na lista entram alguns benefícios, como é o caso do vale-transporte ou do vale-refeição ou do plano de saúde.
E também tem a possibilidade de fazer o adiantamento de salários. No entanto, o mais importante de tudo é que tudo esteja em conformidade com a Consolidação das Leis de Trabalho, ou seja, a CLT. Enquanto isso, as taxas podem variar conforme os salários.
O que vai na folha de pagamento
A gente não perder tempo aqui para falar sobre as diferenças entre a folha de pagamento e o holerite. Mas, saiba que, de todo modo, o importante é o trabalhador ter informações sobre todo salário que tem direito e os descontos, tendo um resultado líquido.
Assim, só para que você entenda isso, saiba que do lado do que “entra” como salário do trabalhador, a gente também pode considerar outros proventos. Por exemplo, hora extra, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno.
Enquanto isso, os principais descontos são do INSS, da contribuição sindical, de adiantamentos, do imposto de renda, de faltas ou atrasos, de benefícios. Sem falar ainda do FGTS, que é por conta da empresa, assim como o 13º salário.
